Gmail: настройки почты

Прочие сервисы

Электронная почта давно уже стала неотъемлемой частью труда любого офисного работника. Она значительно ускоряет время передачи любых сообщений, позволяет исключить любые риски и неожиданности с их доставкой. Одним из наиболее крупных мировых лидеров в этой области является компания Google, которая предоставляет своим пользователям доступ к огромному числу различных сервисов. Очень мало кто из них знает, что можно не только создать электронную почту Gmail, чтобы иметь возможность отправки и получения различных документов, фотографий и видеофайлов определённого размера.

Содержание
  1. Настройка почты
  2. Подпись
  3. Предварительный просмотр входящих и исходящих писем
  4. Как это сделать
  5. Автоматическое группирование отправлений
  6. Автоматическая сортировка в папках:
  7. Создание группы контактов
  8. Для создания подобных групп в электронной почте Gmail будет необходимо:
  9. Работа с почтой в режиме офлайн
  10. Как подключается Gmail офлайн:
  11. Прекращение отправлений писем
  12. Создание порядка конфиденциальность
  13. Настройка отправки автоответов
  14. Установление автоматических ответов в Gmail:
  15. Быстрые клавиши
  16. Перевод входящих писем с иностранных языков
  17. Google Meet
  18. Как начать видеовстречу в Gmail
  19. Подключение к встречам в Google Meet с телефонного аппарата
  20. Получение вызова на свой телефон из Meet
  21. Подключение к встрече по телефону
  22. Приостановка подключения с телефонного аппарата
  23. Приглашение для участия
  24. Присоединение к видео встрече в почте Gmail
  25. Шаблон письма
  26. Запланированная отправка писем
  27. Удаление форматирования
  28. Очистка от писем серьёзного объёма
  29. Игнорирование выбранных писем
  30. Как переслать сообщение вложенным файлом
  31. Создание папки приоритетных писем

Настройка почты

Настроить её необходимым образом, чтобы получить доступ к скрытым ранее возможностям. А иногда и изменять эти данные по мере необходимости, добавляя, удаляя или изменяя определённые настройки. Некоторые из них доступны и в других почтовых ящиках различных корпораций примерно аналогичным образом, небольшая часть является уникальной, только для этого сервиса. К сожалению, подавляющее большинство пользователей не делали этого ни разу, в крайнем случае всего один – два раза, причём совершенно напрасно. Кроме возможно тех, кого работодатель в своё время обучал этому целенаправленно. Рассмотрим различные полезные функции и персональные настройки, которые позволят существенно повысить производительность вашей работы и сэкономить время при работе с этим хорошо известным и нужным сервисом. Особенно это актуально для профессионалов, имеющих большой объём различной корреспонденции, входящей и исходящей.

Подпись

Почта Gmail позволяет создать подпись, то есть небольшой кусок текста, который в дальнейшем автоматически будет добавлен в конце всех писем. Куда например могут войти фамилия, имя, отчество, должность, название организации, контактная и другая информация. Там же можно включить вежливые формы обращения, например Здравствуйте, Добрый день, С уважением и др. Чтобы её создать, зайдите в Настройки, выбрать пункт Все настройки. На вкладке Общие находим пункт Подпись и добавляем необходимый текст. Сохраняем внесённые изменения. При этом есть возможность создать сразу не одну подпись. Выбрать из них необходимую можно, при нажатии на иконку, где изображена ручка.

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Предварительный просмотр входящих и исходящих писем

Позволяет при использовании увидеть содержимое писем без их открытия, в правой части экрана. Для этого необходимо включить функцию предварительного просмотра.

Как это сделать

  1. Заходим в Настройки (там изображена шестеренка), выбираем Все настройки;
  2. Открываем Папку Входящих, раздел Области просмотров. Далее необходимо выставить флажок в графе Включение области просмотров.
  3. Устанавливаем необходимые параметры настроек, сохраняем внесённые нами изменения. Аналогичным образом можно настроить просмотр исходящих писем и других папок.

Gmail: настройки почты

Автоматическое группирование отправлений

Данная функция будет особенно полезной тем людям, которые ежедневно получают значительные объёмы писем и с большим трудом могут в них разобраться. Позволяет упорядочить всю корреспонденцию Gmail. Пользователями могут быть созданы разнообразные автоматические правила для сортировки и разбиения писем по разным папкам, которые тоже нужно будет создать.

Автоматическая сортировка в папках:

  1. Открываем выбранное письмо.
  2. Нажимаем кнопку Еще – это панель с инструментами для появления меню.
  3. Выбираем раздел Фильтровать похожие письма.
  4. Здесь необходимо группировать и сортировать письма.
  5. Уточнив параметры, нажимаем кнопку Создать фильтр.
  6. Далее выбираем необходимые пункты и опять нажимаем Создать фильтр.

Если после этого выбрать раздел Применить ярлык и поставить галочку Пропускать входящие, тогда письма, которые соответствуют выбранным условиям, будут автоматически уходить в отдельные папки. Но в этом случае они уже не станут видны во Входящих. Данную возможность лучше протестировать на практике и определиться, как удобнее. Важно не забывать просматривать регулярно все папки, чтобы не пропустить случайно нужного ответственного письма.

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Создание группы контактов

Если кому-то регулярно приходится направлять исходящие письма в организации или руководителям разных отделов, можно заранее создать выбранную группировку контактов и потом указывать в графе “Кому”, лишь наименование этой группы. Тогда электронный адрес всех получателей, что в неё входят, будут подставлен автоматически и его уже не придется отдельно каждый раз прописывать. Что позволяет сэкономить время и не пропустить случайно кого-либо.

Для создания подобных групп в электронной почте Gmail будет необходимо:

  1. Нажимаем на иконку приложений Google, выбираем раздел Контактов.
  2. Жмём на раздел С кем вы чаще общаемся, после чего выбираются все имеющихся пользователей, что в дальнейшем включаются в эту группу.
  3. Далее будет нужно выбирать иконку ярлыка для его последующего создания.
  4. Прописываем имя этой группы, после чего сохраняем все внесённые поправки.

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Работа с почтой в режиме офлайн

Если в настоящее время интернет не функционирует, либо подключение нестабильное, используем опцию Gmail офлайн. Она даёт возможность зайти в почту и прочитать любые входящие, даже без интернета. Но использование её возможно лишь на ПК, с браузером Chrom.

Как подключается Gmail офлайн:

  1. Это делается в Настройках, во Всех настройках.
  2. Выбираем вкладку Офлайн.
  3. Ставим галку на Включении офлайн доступа в почту.
  4. Внесённые изменения сохраняются.

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Прекращение отправлений писем

В случае, если человек уже нажал Отправить, а потом вспоминает, что послание не написал до конца, требует корректировки, или оказалось, что оно отправляется случайно, есть функция отмены. Она поможет прекратить отправление, откорректировать, либо полностью удалить его. Здесь ее предварительно надо настроить и сделать активной и сохранить новые данные.

Gmail: настройки почты

Создание порядка конфиденциальность

С его помощью любой пользователь получает реальную возможность для защиты конфиденциальной и другой информации в определённых письмах от несанкционированного доступа к ней. Чтобы обеспечить ещё более высокую дополнительную безопасность, есть реальная возможность настройки для выбранного письма кода доступа.

В этом случае никому не получится без его введения ни скачать, ни переслать куда-либо, ни распечатать или перекопировать конфиденциальное письмо. Защищённое таким образом от внешнего доступа любых посторонних лиц. Например, это может быть важным с целью обеспечения режима сохранности коммерческой или любой другой тайны. Хотя конечно, любые сведения, составляющие государственную или военную тайну, пересылать по обычной почте нельзя и даже криптошлюзы не всегда для этой цели подходят, но у кого имеется допуск к этим тайнам, те об этом хорошо осведомлены.

Для включения подобной опции – нажимаем на иконку “Включение конфиденциального режима”. Далее появится специальное окошко, где возможно установить выбранный срок доступа к этому отправлению, включая запросы на предоставление кода доступа посредством СМС – сообщения.

Gmail: настройки почты

Gmail: настройки почты

Настройка отправки автоответов

Если человек собирается в отпуск, уезжает в командировку или решил немного отдохнуть от сообщений, отказаться от сети интернет на некоторое время, он может настроить автоматическую оправку ответов, в которых будут указаны причины его временной недоступности. И обычно к кому можно обратиться по тем или иным вопросам, с контактами.

Gmail: настройки почты

Установление автоматических ответов в Gmail:

  1. Заходим в Настройки, Все настройки.
  2. Во вкладке Общие находим Автоответчик.
  3. Щёлкаем Включить автоответчик, вводим временной интервал их отправки, текст сообщения.
  4. Сохраняемся.

Быстрые клавиши

Значительно упростить и сделать быстрее Работу с Gmail можно с использованием сочетаний клавиш. В почте уже установлены быстрые клавиши по умолчанию, чтобы иметь возможность перемещения по разделам почты, отправлять письма, форматировать, архивировать, удалять текст и выполнять большое число других функций. Вполне возможно и самому установить сочетания клавиш для тех или иных действий. Заходим в Настройки, Все настройки, пункт Быстрые клавиши. Далее жмём Включить и сохраняем. Чтобы увидеть полный список быстрых клавиш, в том числе не включенных в данное время, надо нажать иконку ? в окне Gmail. Подробнее об этой функции можно прочитать в Справке–Gmail.

Перевод входящих писем с иностранных языков

Можно автоматически переводить письма, которые составлены на иностранных языках, встроенными способами прямо в Gmail, используя Google Translate. Заходим в письмо, нажимаем знак Еще (три точки) и выбираем Перевести сообщение.

Gmail: настройки почты

Google Meet

Это сервис по проведению различных видеоконференций, который является целиком встроенным и связанным с Gmail почтой, полная интеграция. Но использовать его можно только в том случае, если она поддерживается в данной организации внутренней корпоративной политикой. Может потребоваться обращение к системному администратору.

Как начать видеовстречу в Gmail

  1. Открываем почту, на панели сбоку нажимаем Meet, далее Новая встреча.
    В том случае, если данный раздел Meet, не удаётся обнаружить, надо произвести настроек.
  2. Появляется окно со сведениями о предстоящей встрече, жмём Присоединиться, если предполагается использовать видеокамеру и микрофон ноутбука или компьютера.
  3. Для подключения с телефона, жмём Присоединиться по телефону в режиме голосовой связи, далее появятся подсказки, которыми нужно руководствоваться. При этом изображение в любом случае может транслироваться через видеокамеру на компьютере.

Gmail: настройки почты

Подключение к встречам в Google Meet с телефонного аппарата

Воспользоваться данной функцией можно, только если они созданы в учётной записи Google Workspace. Возможно как самостоятельно набрать номер, так и воспользоваться возможностью обратного вызова, который будет осуществлён по предварительному запросу. Она начнёт транслироваться с компьютера в момент подключения с телефона. При этом происходит автоматическое отключение микрофона на встречах, где более чем пять участников, или когда компьютерный микрофон был до этого момента выключенным. Такая возможность бывает полезной, если качество интернета невысокое, чтобы исключить помехи во время общения. Ну, а изображение уже как получится, с этим придётся смириться. При этом следует учесть, что международные видеоконференции доступны далеко не во всех странах и только в некоторых вариантах Google Workspace при условии предварительного оформления соответствующей подписки, как правило, платной. Подробнее об этом можно прочитать в Справке – Google Meet.

Получение вызова на свой телефон из Meet

  • Если подключение к встрече уже произошло ранее, жмём Ещё (три точки), далее Использовать телефон для звука. Если ещё нет, жмём Присоединиться по телефону в режиме голосовой связи.
  • Учётная запись пользователя не является частью домена её организатора, участвовать в ней можно лишь с разрешения кого-то из участников. Это предусмотрено для исключения несанкционированного доступа посторонних к конфиденциальной или закрытой информации, которая там может быть озвучена.
  • Указываем свой телефонный номер. Чтобы он оказался сохранён для дальнейшего использования, ставим галочку Сохранить номер телефона на этом устройстве.
  • Жмём Обратный вызов.
  • После получения запроса жмём цифру один.

Подключение к встрече по телефону

  1. Системный администратор должен включить данную возможность заранее.
  2. Если подключение к встрече уже произошло ранее, жмём Ещё (три точки), далее Использовать телефон для звука. Если ещё нет, жмём Присоединиться по телефону в режиме голосовой связи.
  3. Если учётная запись пользователя не является частью домена её организатора, участвовать в ней можно лишь с разрешения кого-то из участников.
  4. Набираем нужный телефонный номер. После подключения вводим пин-код, затем #.
  5. После получения запроса жмём цифру один.

Приостановка подключения с телефонного аппарата

  • Если вешаем трубку, происходит автоматическое отключение звучания, но участие может быть в любой момент возобновлено.
  • После окончания встречу жмём Завершить вызов.
  • При закрытой крышке ноутбука или браузерной вкладки, обрывается трансляция изображения, звук продолжает работать. Остальные участники могут наблюдать аватар профиля учётной записи.

Приглашение для участия

  1. Открываем почту, на панели сбоку нажимаем Meet, далее Новая встреча.
  2. В поле Данные нашей встречи выбираем, что требуется сделать. Для отправок ссылок на встречу, жмём Копировать, затем вставляем указанную ссылку в СМС почты или в чате.
  3. Для отправки приглашений жмём Отправить приглашение, Копировать приглашение на встречу, пересылаем необходимую информацию для подключения к встречам в СМС или в чате.
  4. Для отправки приглашений по e-mail: жмём Отправить приглашение, Отправить по электронной почте. Набираем фамилии всех участников, жмём Отправить. После чего сообщения будут им разосланы.

Присоединение к видео встрече в почте Gmail

  • Открываем почту, на панели сбоку нажимаем Meet.
  • Далее Новая встреча, Присоединиться. Либо Присоединиться к встрече, вводим ее название или код, жмём Присоединиться. Если она была плановой заранее, наводим на неё курсор в разделе Мои встречи, далее Присоединиться.

Для отладки параметров видеоизображения, настройки взаимодействия с другими, можно воспользоваться разделом Центр обучения Google Workspace или посмотреть информацию на картинке ниже:

Шаблон письма

В каких-либо СМС нередко приходится отправлять повторно разным адресатам одни и те же данные с повтором однотипной информации, есть возможность создания шаблона письма. Для её активации:

  1. Входим в Настройки (знак шестерёнки), Все настройки.
  2. Нажимаем Расширенные.
  3. В разделе Шаблоны жмём Включить и сохраняемся.

Для создания собственного, не установленного по умолчанию шаблона, его использования или удаления, выбирается опцию Дополнительно при создании письма, в выпадающем меню жмём на раздел Шаблоны. Далее выбираем, что надо и уже производим все необходимые манипуляции. Лучше озаглавить их понятным образом.

Gmail: настройки почты

Запланированная отправка писем

Если требуется отправка сообщения в указанный временной отрезок, например после выхода человека из отпуска, почта Gmail позволяет заранее планировать рассылку. Для этого нужно после окончания его создания кликнуть нажмите на стрелку возле клавиши Отправить. Далее мы выбираем Запланировать отправку, после чего указываем требуемое время и дату.

Gmail: настройки почты

Удаление форматирования

При копировании любого текста и дальнейшей вставки его в тело сообщения иногда происходит так, что форматирование может оказаться нарушенным. Оформление изменяется, могут быть добавлены ненужные значки. Чтобы исправить, выделяем необходимую часть, кликаем Очистить форматирование. Данная клавиша базируется в панели инструментов в окне, где создаётся сообщение.

Gmail: настройки почты

Очистка от писем серьёзного объёма

Без дополнительной оплаты корпорация Google может предоставить всего 15 ГБ в хранилище. Причём используют этот объём памяти сразу три сервиса, не только Gmail, но ещё Google Фото и Google Диск. Чтобы удалить наиболее объёмные письма для создания дополнительного места, набираем ввести в строке поиска Gmail например larger:5m. После чего нам будут показаны все сообщения, объёмом более 5 Мб. При этом числовое значение может и отличаться. Выбираем уже неактуальные письма и их удаляем. А выяснить, какой объём памяти в бесплатном хранилище уже занят и сколько ещё осталось, можно по адресу https://one.google.com/storage?pli=1

Игнорирование выбранных писем

Данная опция может быть полезной, чтобы не отвлекаться на новые многочисленные сообщения, которые в настоящий момент не столь важны, и позволяет сосредоточиться на более приоритетных задачах. Для этого в почте Вход – Google Аккаунты accounts.google.com Gmail имеется игнорирование, позволяющее не отображать все потоки связанных писем от выбранных адресатов во Входящих. Можно и вернуть обратно, если вдруг они снова станут актуальными, то есть функция обратимая. Чтобы её включить, выбираем письма, жмём в Ещё (три точки на верхней панели), после чего в выпадающем меню кликаем Игнорировать. Все цепочки будут отправляться в архив. Чтобы их вернуть обратно, вбиваем в строку поиска команду is:muted. После чего будут отображены все игнорируемые письма. Ставим галочку рядом с необходимыми, и жмём Переместить во входящие.

Gmail: настройки почты

Как переслать сообщение вложенным файлом

Можно к новому электронному письму прикрепить как вложение, файл определённого предыдущего письма. Для этого:

  • Выбираем необходимое сообщение, одно или несколько.
  • Нажимаем Ещё, далее выбираем Переслать как прикрепленный файл.
  • Пишем новое сообщение, вводим адреса и отправляем. Если общий размер прикреплённых файлов окажется более двадцати пяти мегабайт, то они будут отражены как ссылка на Google Диск.

Gmail: настройки почты

Создание папки приоритетных писем

Если включить вид Приоритетные, все письма будут рассортированы по степени их значимости. Тогда они сортируются по 3 видам, Важные и непрочитанные, Помеченные и Прочие. Для подключения сортировки:

  1. Выбираем Настройки (шестеренка), далее Все настройки.
  2. Папка Входящие.
  3. В разделе Тип папки Входящие выбираем Приоритетные.

Gmail: настройки почты

Оцените статью
prworkin.com
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
Генерация пароля